Huishoudelijk reglement werkgroepen

Huishoudelijk reglement van de Stichting Vogel- en Natuurwacht Flevoland,
vastgesteld op 16 juli 2008

Algemeen
1. Dit reglement is het huishoudelijk reglement als bedoeld in de art. 14 van de statuten van de stichting.
Werkgroepen – algemeen
2. In dit reglement wordt de term ‘werkgroep’ gebruikt voor wat in de statuten van de stichting (art. 9 en 10)
‘commissie’ of (art. 11) ‘redactie’ heet.
3. Een werkgroep heeft een schriftelijke taakomschrijving.
4. De taakomschrijving van een werkgroep wordt vastgesteld door het bestuur van de stichting.
Werkgroepen – samenstelling 
5. Een werkgroep heeft één formeel aanspreekpunt (de voorzitter, coördinator of contactpersoon), die
verantwoordelijk is voor de contacten van de werkgroep met het bestuur van de stichting.
6. Voor een werkgroep is binnen het bestuur van de stichting één bestuurslid de formele contactpersoon voor de
werkgroep en verantwoordelijk voor de contacten van het bestuur met de werkgroep.
7. De contactpersoon vanuit het bestuur kan dezelfde zijn als het aanspreekpunt van de werkgroep.
8. De contactpersoon vanuit het bestuur hoeft niet deel te nemen aan de activiteiten van de werkgroep, maar
neemt op verzoek van het aanspreekpunt wel deel aan bijeenkomsten.
9. Deelname aan een werkgroep staat in principe open voor elke donateur van de stichting.
Werkgroepen – financiering
10. Activiteiten van een werkgroep kunnen gefinancierd worden door de stichting. Over financiering beslist het
bestuur van de stichting.
11. Algemene voorwaarden voor financiering zijn:
a. er wordt vooraf een schriftelijke begroting (op jaarbasis ) ingediend;
b. betalingen worden alleen gedaan op grond van originele, bij de penningmeester van de
stichting ingeleverde, rekeningen;
c. na afloop van het jaar wordt een schriftelijke financiële verantwoording ingediend.
Werkgroepen – rapportage
12. Het bestuur van de stichting nodigt jaarlijks een afvaardiging uit de werkgroep uit om bijgepraat te worden over
het reilen en zeilen van de werkgroep.
13. Een werkgroep maakt jaarlijks vóór 1 april een verslag van haar activiteiten voor publicatie in het tijdschrift en
op de website en voor opname in het jaarverslag van de stichting.
Werkgroepen – activiteiten
14. Een werkgroep stemt de data van haar activiteiten af met de werkgroep Activiteitencommissie in verband met
de algehele planning; de Activiteitencommissie zorgt voor publicatie in de activiteitenkalender in het tijdschrift
en op de website van de stichting.
15. Voor gegevens uit systematische inventarisaties van een werkgroep geldt het volgende:
a. de gegevens zijn formeel eigendom van de Stichting;
b. er worden voorzorgen getroffen om het verlies van gegevens te vermijden;
c. minstens één keer per jaar wordt een kopie van de gegevens voor de stichting gemaakt ten behoeve van
back-up centrale archivering;
d.  gegevens zijn ad hoc door het bestuur op te vragen.
Verzekeringen
16. Donateurs van de stichting zijn tijdens activiteiten georganiseerd door het bestuur of een werkgroep verzekerd
voor de wettelijke aansprakelijkheid voor eventuele gevolgen voor derden van hun deelname aan die
activiteiten.
17. Afgezien van het bepaalde in het voorgaande punt nemen donateurs en niet-donateurs voor eigen risico deel
aan activiteiten van de stichting.