Interne organisatie

12-03-2018

Werkwijze Werkgroep Bescherming van de Stichting Vogel- en Natuurwacht Flevoland


Uitgangspunten

  • De werkgroep is ingesteld om de beschermingsdoelstellingen van de Stichting te realiseren en volgt hiermee het beleid van de Vogel- en Natuurwacht Flevoland.
  • Hierbij zijn twee processen te onderscheiden waar de activiteiten van de werkgroep zich op richten:
    • Het voorkomen schade:
      De leden van de werkgroep proberen maatschappelijke ontwikkelingen, projecten of activiteiten van of namens overheden of particuliere organisaties, die de omvang en kwaliteit van natuurwaarden in het werkgebied van de Stichting schade kunnen doen te signaleren en uiteindelijk (doen) voorkomen.
      De leden benutten voor het signaleren bekende kanalen zoals publicaties van de besluiten of andere berichten in periodieken die verschijnen in het werkgebied, websites en persoonlijke netwerken en eigen waarnemingen van voorvallen.
    • Het bevorderen verbeteringen:
      De leden stellen zich tevens ten doel de voorwaarden voor het behoud, uitbreiding of herstel van de natuurwaarden in het werkgebied van de Stichting gunstig te beïnvloeden.


Organisatie

  • De werkgroep werkt zo veel als mogelijk zelfstandig bij het uitvoeren van zijn beschermingstaken. De werkgroep is hierbij verantwoording schuldig aan het bestuur van de stichting.
  • In de werkgroep neemt een bestuurslid van de stichting plaats. Deze heeft de rol van technisch voorzitter van de werkgroep. Deze is de ‘Linking Pin’ met het bestuur en daarmee aanspreekpunt voor de werkgroep naar het bestuur.
  • De werkgroep heeft daarnaast een coördinator. De coördinator is de ‘regelaar’ onder de werkgroepleden (primus inter pares).
  • Rol en taken van de coördinator:
    • De coördinator bewaakt de voortgang van de werkzaamheden van de werkgroep.
    • Zorgt voor agendering van, door werkgroepleden gesignaleerde zaken of dossiers, in het periodieke overleg. Dit i.o.m. de voorzitter.
    • Zorgt voor de verslaglegging van de besprekingen en actiepunten binnen het periodieke overleg van de werkgroep.
    • Bewaakt dat de dossiers aangemaakt en bijgehouden worden door de dossiereigenaars.
    • Bewaakt dat er, indien noodzakelijk, een inhoudelijk advies opgesteld wordt voor het bestuur.
    • Bewaakt dat er tijdig concepten, zienswijzen of bezwaren en beroepschriften opgesteld worden.
    • Bewaakt de termijnen van publieke en/of private besluitvorming die van invloed is op de bescherming van de natuurwaarden van het werkgebied van de stichting.
    • Houdt een overzicht bij van de resultaten van deze processen en rapporteert deze periodiek aan het bestuur zoals gesignaleerde zaken en opgemerkte kansen.
  • Na vaststelling van een ‘Gesignaleerde zaak’ wordt aan het Bestuur voorgesteld om hier een dossier van aan te maken.
    Hierbij wordt aangegeven welke bestuurlijke opdracht de Werkgroep ten aanzien van de potentiële dossiers van het Bestuur wenst te ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld inwinnen van meer juridische en ecologische gegevens betreffen, de zaak te laten rusten, een voorstel voor een zienswijze of handhavingsverzoek zijn en evenzo vele zaken meer die actief kunnen bijdragen aan bescherming.

 

Werkgroep overleg

Het overleg van de werkgroep dient om optimale kwaliteit en voortgang van werkzaamheden te waarborgen die dienen ter bescherming van de natuurwaarden van het werkgebied van de Stichting.

De leden delen in een periodiek te houden overleg hun signaleringen. De coördinator van de werkgroep heeft uiterlijk daags voor het periodiek overleg contact met de voorzitter (bestuurslid) voor het delen van signaleringen die uit persoonlijke contacten van bestuursleden voortkomen, om deze vervolgens als mededelingen te delen met de Werkgroep en/of te agenderen.

De leden worden als individu of met enkele leden gezamenlijk Dossierhouder van een Gesignaleerde zaak of Opgemerkte kans, afhankelijk van de omvang van het werk, de benodigde expertise en persoonlijke interesses.

In het periodieke overleg worden de ecologische en juridische essenties per dossier besproken en de adviezen aan het bestuur en de reacties van het bestuur op adviezen besproken.


Verhoudingen tussen de Werkgroep en het Bestuur

Als uitvloeisel van de Statuten en Huishoudelijk Reglement van de Stichting is aan het Bestuur voorbehouden formele reacties te sturen aan derden, die namens de Stichting tot doel hebben besluiten van andere partijen te beïnvloeden. Dat betreft de fasen van voorbereiding van zulke besluiten door derden als ook de juridische procedures die de besluitvorming van die partijen betreffen.

Verzoeken om informatie, in de vorm van gesprekken of door middel van een aanschrijven per e-mail of persoonlijke brief kan wel door leden van de Werkgroep worden gedaan, zonder last of ruggenspraak met het Bestuur. Dit geldt natuurlijk ook voor het inwinnen van informatie.

Hierbij dient men alert te zijn bij politiek beladen en/of gevoelige zaken. Daarvoor treedt men in overleg met de mede-werkgroepleden en bestuurslid.

Actieve schriftelijke benadering van de Stichting door derde partijen met bescherming als onderwerp of gedeeltelijk onderwerp, gericht tot het Bestuur, worden doorgezonden aan de Werkgroep met het ingesloten begrip dat het Bestuur daarmee de Werkgroep vraagt om advies voor een vervolg op de bestuurlijke signalering of kans.

Indien het Bestuur toelichting wenst op een Dossier agendeert het Bestuur dit voor een bestuursvergadering met het verzoek aan de Dossierhouder de toelichting te komen doen.

 

Positie Wetlandwachten

Het Bestuur van de Stichting is verantwoordelijk voor de donateurs en de activiteiten die donateurs namens de stichting uitvoeren. Alle activiteiten die de werkgroepleden bescherming uitvoeren vallen dan ook onder deze verantwoordelijkheid.

Werkgroepleden die meerdere functies/rollen en lidmaatschappen hebben, zoals bv. de Wetlandwachten, doen hun werkzaamheden binnen de Stichting in eerste plaats als donateur. En vallen hiermee dus onder de eerdergenoemde verantwoordelijkheid.

Werkzaamheden die donateurs vanuit hoofde van een andere functie/rol en lidmaatschap uitvoeren vallen dus niet onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de Stichting.

Dat wil niet zeggen dat de Stichting hun dat kan en zal verbieden. Daarvoor heeft de stichting ook geen bevoegdheid. Wel moet men, indien dit voorkomt, duidelijk zijn in welke hoedanigheid men handelt.

Wel heeft de Stichting de intentie om juist samenwerking met andere organisaties op te zoeken. Het zal daarom het functioneren van elkaar niet snel in de weg te staan

 

20-11-2017 André van den Berg
08-02-2018 Piet Molenaar
19-02-2018 Wim Kleefstra (opmerkingen).
28-02-2018 Besproken en goedgekeurd door bestuur
08-03-2018 Definitieve versie verspreidt naar werkgroep
12-03-2018 Vastgesteld in de werkgroep bescherming

 

 

Bijlage: Uitgangspunten voor de inhoud van zienswijzen e.d.

  1. We noemen de juiste feiten;
  2. We gebruiken hierbij zakelijk taal;
  3. We concentreren ons op zaken die voorliggen en waar de geadresseerde over gaat of invloed op heeft;
  4. We maken duidelijk wat we willen (geen mening zonder verzoek);
  5. We onderbouwen onze mening, ons standpunt of stellingname zo goed als mogelijk met argumenten;
  6. We verwijzen naar de voorliggende documenten (Wat missen we? Wat is niet juist? Waar zijn we het precies niet mee eens?), zodat onze zienswijze niet afgedaan kan worden met een antwoord dat al in het voorliggende document stond.